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华南农业大学珠江学院

学生工作部
学院概况

学生处【2019】4号 关于借阅学生档案的通知

来源: | 记者: | 编辑: | 摄影: | 发布日期:2019-03-15 11:11 | 

 

各学院、各单位:
根据《华南农业大学珠江学院学生档案管理办法》(华农珠江学字〔2017〕3号)文件,为更好地规范借阅及使用学生档案材料,现通知如下:
一、借(查)阅学生档案
(一)从事学生教育与管理工作的学院有关部门和相关人员,因工作需要可在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案,并按规定予以登记。
(二)校内其他有关人员因工作需要查阅学生档案,须提供所在单位出具的书面证明,经学生处负责人批准后,方可在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案,并按规定予以登记。
(三)校外人员因工作需要查阅学生档案(如政审),应当由2人以上持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信,出具有关身份证明,说明查询内容及目的,并在学生辅导员陪同下按规定办理登记手续,查阅完毕后,学生辅导员应及时将学生档案归还。
(四)档案管理人员应当在查阅者归还档案时,认真核对、清点档案材料。
二、借阅须知
(一)学生档案原则上不予借阅。确因工作需要必须借阅的,应当由借阅单位出具介绍信,填写《华南农业大学珠江学院学生档案借阅登记表》,说明借阅理由及归还时间,并经学院领导审批同意。
学生档案借阅时间一般不得超过1周。外借档案归还时,档案管理人员应根据档案目录核对材料,履行归还手续。
(二)查(借)阅学生档案时,应当严格遵守保密制度和阅档规定,不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。
(三)学生本人和直系亲属不得查阅学生个人档案。确有特殊原因(如毕业联系工作、办理出国手续等)需要复制有关本人档案证明材料,应当由学生本人书面申请,说明需要何种证明材料和使用意图,经学生处负责人批准后,由档案管理人员按规定办理。
(四)由他人代办的,需出具书面委托和代办人身份证明,方可按规定办理。
 
附件:华南农业大学珠江学院学生档案借阅登记表
 
                                                                                       学生工作部(处)
                                                2019年3月12月

 

华南农业大学珠江学院学生档案借阅登记表.docx
文件类型: .docx 2e98ea609678664de5af052ddd059e83.docx (16.65 KB)
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